Befund, Empfehlung und ausgeführte Arbeit unterscheiden
Nach einem Betreuungstermin sollte auch eine nicht involvierte Person erkennen können, was die Fachkräfte überprüft haben. Dazu gehören die Anlage, der betroffene Anlagenbereich und die beauftragte Leistung. Ordnen Sie eine Beobachtung dem jeweiligen Zustand zu. Dementsprechend können Sie später erfassen, worauf eine Ergänzungsfrage oder Vorgehensempfehlung fußt und was Fachkräfte beim Betreuungstermin wirklich beendeten.
Ein protokollierter Befund allein bestätigt keine vorgenommene Instandsetzungsarbeit. Unterscheiden Sie genauso eine Vorgehensempfehlung von einem bereits ausgelösten weiteren Serviceauftrag. Halten Sie diesen Sachstand bei der Projektbearbeitung fest. Sind zusätzliche Arbeiten erforderlich, vereinbaren Sie diese mit ihrem jeweiligen Leistungsumfang. Das erleichtert es der Betreiberseite, Entscheidungen und Ergebnisse über mehrere Bearbeitungsschritte zu verfolgen.
Sie sollten künftige Ergänzungen erneut demselben Betreuungsvorgang zuordnen. Dazu kann ein ergänzender Servicebericht ebenso gehören wie eine notierte Änderung am Anlagenbestand. Bei einem Beschäftigtenwechsel bleiben die Details dann auffindbar. Der Serviceauftrag soll erklären, welche Anlagendokumentation zur beauftragten Aufgabe gehört und welche Bestandsdokumente der Photovoltaik-Anlagenbetreiber übermittelt. Eine einzelne Meldung sollte nicht ungewollt zur einzigen Anlagendokumentation des kompletten Photovoltaik-Anlagenbestands werden.