Befund, Empfehlung und ausgeführte Arbeit unterscheiden
Nach einem Betreuungstermin sollte auch eine nicht involvierte Person begreifen können, was die Fachkräfte untersucht haben. Dazu gehören die Photovoltaikanlage, der betroffene Anlagenbereich und die beauftragte Aufgabe. Ordnen Sie eine Wahrnehmung dem zugehörigen Betriebszustand zu. So können Sie später erkennen, worauf eine Ergänzungsfrage oder Serviceempfehlung fußt und was Fachkräfte beim Betreuungstermin wirklich erledigten.
Ein notierter Befund allein zeigt keine ausgeführte Störungsbehebung. Differenzieren Sie genauso eine Serviceempfehlung von einem bereits ausgelösten weiteren Betreuungsauftrag. Halten Sie diesen Sachstand bei der Vorgangsbearbeitung fest. Sind ergänzende Arbeiten unabdingbar, vereinbaren Sie diese mit ihrem jeweiligen Betreuungsumfang. Das erleichtert es der Betreiberseite, Beschlüsse und Arbeitsergebnisse über mehrere Projektschritte zu verfolgen.
Sie sollten nachfolgende Erweiterungen wieder demselben Bearbeitungsvorgang zuordnen. Dazu kann ein weiterer Arbeitsbericht ebenso gehören wie eine dokumentierte Anpassung am Technikbestand. Bei einem Mitarbeiterwechsel bleiben die Daten dann erreichbar. Der Betreuungsauftrag soll erläutern, welche Anlagendokumentation zur beauftragten Serviceaufgabe gehört und welche Anlagendokumente der Anlagenbetreiber liefert. Eine einzelne Meldung sollte nicht ungewollt zur einzigen Anlagendokumentation des vollständigen Photovoltaikanlagenbestands werden.